Утверждено

       приказом председателя

       Няганского городского суда

                                                                              № 27-о от 15 ноября 2024г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Няганского городского суда

1. Общие положения.

1.1 Архив суда (далее архив) входит в состав общего отдела Няганского городского суда и организационно подчинен начальнику отдела.

1.2. Председатель суда (лицо, его замещающее) осуществляет общее руководство деятельностью архива, утверждает положение о нем, состав и численность работников архива.

1.3. Начальник отдела осуществляет оперативное руководство и контроль за работой специалистов архива.

1.4. В своей деятельности работники архива руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном суде в Российской Федерации от 29 апреля 2003г. № 36, Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде  Российской Федерации от 19 марта 2019 г. № 56, Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения,  утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде  Российской Федерации от 21 декабря 2022 г. № 242, приказами, распоряжениями председателя суда, а также настоящим Положением.

1.5. Деятельность работников, ответственных за ведение архива регулируется должностными регламентами, утвержденными председателем суда.

1.6. Численность работников архива составляет 1 единица – специалист 2-го разряда.

1.7. Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями суда, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

2. Задачи архива.

2.1.   Прием, учет и хранение документов.

2.2. Обеспечение сохранности документов, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

2.3. Отбор и оформление на уничтожение документов, не имеющих исторической ценности с истекшими сроками хранения.

2.4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве Няганского городского суда для последующего хранения в архиве.

2.5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии архивного дела в суде.

2.6. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства суда.

3. Основные функции архива.

3.1. Прием, учет, систематизация и хранение документов структурных подразделений суда в соответствии с установленным порядком.

3.2. Обеспечение использования документов, хранящихся в архиве (информирование руководства и сотрудников о составе и содержании документов архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в архиве).

3.3. Создание, пополнение и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, карточек, алфавитных указателей, методических пособий, справок и пр.).

3.4. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

3.5. Проверка правильности формирования и оформления законченных делопроизводством документов, передаваемых в архив суда.

3.6. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии суда.

3.7. Участие в работе постоянно действующей экспертной комиссии суда, экспертиза ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения.

3.8. Составление описей дел, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

3.9. Контроль за физическим состоянием документов, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.10. Работа по восстановлению документов.

3.11. Составление установленной отчетности, учет выдачи архивных справок и дел, ежегодное представление в соответствующий государственный архив паспорта архива суда и сведений об изменениях в составе и объеме фондов.

3.12. Осуществление иных функций направленных на ведение архивной работы в суде.

4. Состав документов архива.

В архив поступают:

4.1. Законченные делопроизводством суда документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

4.2. Ведомственные издания;

4.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.

5. Права и ответственность.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Получать поступающие в суд документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

5.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений суда сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

5.3. Пользоваться информационно-правовыми системами; базами данных, в установленном порядке, создавать собственные базы данных в пределах компетенции архива;

5.4. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку оформления законченных делопроизводством документов, передаваемых в архив суда, о результатах проверок докладывать руководству суда;

5.5. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы архива;

5.6. Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

5.7. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.